Jobs

Office Assistant Commercial Affairs

Voel jij je goed in een ondersteunende rol waarin je een belangrijke spilfiguur vormt in de vlotte werking van een team? Ben jij een administratieve duizendpoot die graag coördineert, contacten legt en garant staat voor een goede communicatie en dienstverlening? Dan is deze job voor jou!

Jouw uitdaging 

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het cluster Commercial Affairs. Vanuit een ondersteunende rol ben je verantwoordelijk voor een ruim spectrum aan administratieve taken, zowel voor de clustermanager als voor de afdeling zelf. Zo sta je samen met het team in voor een optimale werking van de afdeling.

Als rechterhand van de clustermanager ontzorg je de Head of Commercial Affairs zo veel als mogelijk. Je neemt administratief ondersteunende taken voor jouw rekening en bent het aanspreekpunt op vlak van agendabeheer in brede zin. Zo sta je onder meer in voor het beheer van afspraken, vergaderingen, dienstreizen, bezoeken, etc. Je onderneemt ter voorbereiding de nodige acties in functie van de te maken afspraken en schakelt proactief met als doel een optimale planning en verloop te garanderen. 

Tevens neem je ook een ondersteunende rol op voor de gehele afdeling Commercial Affairs. Je staat onder andere in voor het beheer van de mailbox, het beantwoorden van binnenkomende mails en telefoons, het onderhouden van interne en externe contacten, etc. Tevens zorg je er mee voor dat commerciële dossiers en projecten (incl. Smart Delta Resources Flanders) een goed verloop kennen. Je coördineert, volgt deadlines op, verzamelt de nodige gegevens en voorziet in terugkoppeling.

Verder neem je nog andere bijkomende taken op die betrekking hebben op de werking van de afdeling. Zo volg je voor de afdeling het CRM-systeem op en zorg je dat de commerciële contactgegevens up-to-date blijven. Daarnaast neem je ook (basis)taken op jou op communicatief en financieel vlak, o.m. briefwisseling, voorbereiding presentaties, opmaak bestelbonnen, etc. 

Jouw talenten 

  • Je haalt voldoening uit een ruime waaier aan administratieve taken, vanuit een ondersteunende en coördinerende rol slaag je er in anderen zo veel als mogelijk te ontzorgen.
  • Je bezit een gezonde dosis assertiviteit en slaagt er makkelijk in om contacten op te bouwen met anderen. Je weet je goed te bewegen in het sociale netwerk van de commerciële afdeling en kijkt er naar uit om binnen jouw werkzaamheden een eigen netwerk uit te bouwen.
  • Je bent teamgericht maar weet ook zelfstandig zaken tot een goed einde te brengen.
  • Je hebt oog voor detail en streeft kwaliteit na in je werk.
  • Je bent discreet en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
  • Je weet structuur en overzicht in je werk te brengen en hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
  • Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden. Vanuit een proactieve en oplossingsgerichte insteek onderneem je de nodige acties om resultaten te behalen.
  • Je bent flexibel en slaagt er makkelijk in om te schakelen tussen taken. Je bepaalt de eigen prioriteiten, je weet je vlot aan te passen aan veranderende of onvoorziene omstandigheden.

Wie zoeken we? 

  • Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar je samen met je collega’s grenzen verlegt om te werken aan de uitdagingen van vandaag en morgen.
  • Je hebt een HBO/bachelor werk- en denkniveau (diploma en/of gelijkwaardig door ervaring), een opleiding afgerond in een relevante richting is een meerwaarde.
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
  • Je bent communicatief sterk en je weet je – zowel mondeling als schriftelijk – vlot uit te drukken. Een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels zijn een vereiste. Je beschikt eveneens over een basiskennis Frans en bent bereid om jouw talenkennis en -vaardigheden mits opleiding te versterken.
  • Je kan uitstekend overweg met Office 365, je weet vlot je weg te vinden in diverse digitale toepassingen. 
  • Je bent bereid je flexibel op te stellen in functie van de noodwendigheden van de situatie.

Wat kan je van ons verwachten? 

  • Een dynamische, positieve en informele werksfeer waarin we aandacht hebben voor welzijn en waar initiatief en eigenaarschap worden aangemoedigd.
  • Een marktconform en aantrekkelijk salarispakket, passend bij je opleiding en ervaring.
  • Je werkt vanuit Gent én Terneuzen, de aanwezigheid in het kantoor Gent zal in het licht van de functie wel noodzakelijk zijn.

Hoe pakken we het aan?  

Onder het genot van een kopje koffie bespreken we jouw kandidatuur, motivatie en verwachtingen ten aanzien van de vacature. Wij vertellen jou graag wat meer over de inhoud van de functie en niet te vergeten de werkomgeving! In een vervolggesprek gaan we dieper in op de functie en je kandidatuur. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. 

Klaar om samen grenzen te verleggen? Kom dan bij ons aan boord!

Mail jouw cv en motivatiebrief met een duidelijke vermelding van de functie Office Assistant Commercial Affairs naar jobs@northseaport.com 

Solliciteren kan tot en met zondag 29 januari 2023. 

Wil jij deel uitmaken van ons topteam #grensverleggers? Wacht dan niet tot de laatste dag. Mail jouw sollicitatie en wij gaan er meteen mee aan de slag!

Vragen?  

Heb je nog vragen over de arbeidsvoorwaarden of de selectieprocedure?

Lara Serpentier (HR Business Partner) 

Heb je nog vragen over de job zelf?

Astrid Vliebergh (Head of Commercial Affairs) 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bekijk al onze vacatures